Noi, TUDU SOFT SRL, cu sediul în Caracal, Jud. Olt, Str. Târgul Nou, nr. 98B, înmatriculată la Registrul Comerțului sub nr. J2026040394004, CUI RO54962322, înțelegem importanța datelor dumneavoastră cu caracter personal și ne angajăm să le protejăm în deplină conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), cu Regulamentul (UE) 2025/2518 privind procedurile de investigare, cu Legea nr. 190/2018 și cu legislația națională aplicabilă. Prezenta politică explică modul în care colectăm, utilizăm, transferăm și protejăm datele dumneavoastră atunci când interacționați cu platforma noastră, “PetComplete”.
Date colectate: Nume, prenume, adresă de email profesională, număr de telefon, denumirea cabinetului/clinicii veterinare.
Scopul prelucrării: Preluarea solicitării, întocmirea și transmiterea unei oferte personalizate de preț, stabilirea unei sesiuni demo pentru software-ul “PetComplete” și comunicarea comercială directă legată de această solicitare.
Temeiul legal: Prelucrarea este necesară pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (Art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR).
Date colectate: Nume, prenume, adresă de email, număr de telefon, opțional: date despre animalul de companie (nume, specie, rasă, vârstă).
Scopul prelucrării: Crearea și administrarea contului de utilizator în aplicație, facilitarea procesului de programare online autonomă și transmiterea automată a datelor către Cabinetul Veterinar selectat de dumneavoastră pentru confirmarea programării.
Temeiul legal: Executarea unui contract/serviciu la care persoana vizată este parte (Art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR) – mai exact, furnizarea serviciului tehnic de programare digitală.
Date colectate: nume și prenume, adresă de email, număr de telefon (opțional), datele animalelor de companie introduse de dumneavoastră (nume, specie, rasă, dată de naștere, greutate, fotografii), precum și un identificator tehnic al dispozitivului („token de notificare”), folosit exclusiv pentru livrarea notificărilor.
Scopul prelucrării: crearea și administrarea contului, afișarea istoricului medical al animalelor dumneavoastră, transmiterea reminderelor pentru vaccinări, deparazitări și programări, precum și partajarea profilului dumneavoastră către un cabinet veterinar, exclusiv la confirmarea dumneavoastră explicită.
Permisiuni solicitate de aplicație: accesul la cameră este folosit exclusiv pentru citirea codului QR afișat la recepția cabinetului — imaginea este procesată local, pe telefon, nu este stocată și nu este transmisă nicăieri; permisiunea de notificări este folosită pentru remindere; accesul la galeria foto este solicitat doar în momentul în care alegeți dumneavoastră o fotografie pentru un animal. Aplicația nu colectează date de localizare, nu folosește identificatori publicitari și nu conține module de publicitate sau de analiză a comportamentului.
Partajarea către cabinet: se face numai după confirmarea dumneavoastră explicită, cerută în aplicație înaintea fiecărei partajări. Un cabinet vede exclusiv datele partajate cu el și consultațiile efectuate la el; nu are acces la istoricul de la alte cabinete. Fotografiile animalelor nu sunt transmise cabinetului.
Temeiul legal: executarea serviciului la care sunteți parte (Art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR) pentru funcționarea contului și afișarea propriilor date; consimțământul dumneavoastră (Art. 6 alin. (1) lit. (a) din GDPR) pentru partajarea datelor către un cabinet veterinar și pentru primirea notificărilor.
Pentru a ne putea îndeplini scopurile menționate, datele dumneavoastră pot fi partajate cu:
Cabinetele Veterinare Partenere: Datele stăpânilor de animale introduse în procesul de programare sunt transmise în mod direct și automat strict cabinetului selectat, pentru ca acesta să poată prelua pacienții și confirma programarea.
Furnizori de servicii tehnice (sub-împuterniciți): Companii de găzduire servere (cloud hosting securizat), procesatori de emailuri tranzacționale sau servicii de mentenanță tehnică. Acești furnizori acționează pe baza unor contracte stricte de confidențialitate și nu pot folosi datele în scopuri proprii.
SMSAPI (furnizor de servicii SMS): primește numărul de telefon și textul mesajului, pentru trimiterea reminderelor, a confirmărilor de programare și a codurilor de verificare prin SMS.
Google Ireland Limited: pentru livrarea notificărilor push către aplicația mobilă folosim serviciul Firebase Cloud Messaging, care primește identificatorul tehnic al dispozitivului și conținutul notificării. Eventualele transferuri în afara Spațiului Economic European se realizează în baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.
Mențiune importantă: TUDU SOFT SRL NU vinde, NU închiriază și NU înstrăinează sub nicio formă bazele de date cu caracter personal către companii terțe în scopuri de marketing sau publicitate.
Datele aferente conturilor de utilizator (persoane fizice) sunt păstrate pe întreaga perioadă de existență a contului în aplicație. Dacă utilizatorul decide să își șteargă contul, datele vor fi anonimizate sau șterse definitiv din sistemele noastre în termen de maximum 30 de zile.
Datele colectate prin formularele de ofertă (B2B) sunt păstrate pe o perioadă de 3 ani de la ultima interacțiune comercială, în cazul în care nu se concretizează un contract.
Puteți solicita oricând ștergerea contului dumneavoastră și a datelor asociate, printr-o cerere transmisă la adresa dpo@petcomplete.ro de pe adresa de email cu care v-ați înregistrat. Datele contului, animalele adăugate de dumneavoastră și fotografiile încărcate sunt șterse sau anonimizate în cel mult 30 de zile de la solicitare, iar token-ul de notificare este eliminat imediat.
Fac excepție documentele medicale întocmite de un cabinet veterinar în urma unei consultații efectuate acolo: acestea rămân în evidența cabinetului respectiv, care este operator de date pe cont propriu pentru actul medical și are obligații legale proprii de păstrare. Ștergerea contului dumneavoastră din aplicație nu le poate elimina, dar vă puteți adresa direct cabinetului.
Am implementat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura un nivel ridicat de securitate. Toate transmisiile de date în cadrul platformei “PetComplete” sunt criptate utilizând protocoale securizate (HTTPS/SSL). Accesul la servere și baze de date este restricționat strict personalului autorizat și monitorizat.
Pentru securitatea platformei și pentru a putea stabili ulterior cine a efectuat o anumită operațiune (de exemplu crearea, modificarea sau ștergerea unei fișe, autentificări reușite și eșuate), aplicația înregistrează într-un jurnal: utilizatorul care a efectuat acțiunea, tipul acțiunii, data și ora, identificatorul înregistrării vizate și adresa IP. Temeiul este interesul legitim de a asigura securitatea și integritatea datelor (art. 6 alin. (1) lit. f) și considerentul 49 din GDPR) și obligația de a demonstra conformitatea (art. 5 alin. (2) și art. 32 din GDPR).
Jurnalul fiecărui cabinet este vizibil administratorului acelui cabinet. Personalul TUDU SOFT SRL îl consultă doar pentru suport tehnic, securitate și investigarea incidentelor, este obligat să păstreze confidențialitatea datelor, iar fiecare consultare a jurnalului de către personalul TUDU SOFT SRL este la rândul ei înregistrată. Intrările din jurnal sunt șterse automat după 12 luni. Jurnalul nu este folosit pentru evaluarea activității angajaților.
În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi legale:
Dreptul de acces: Puteți obține o confirmare din partea noastră dacă prelucrăm sau nu datele dvs.
Dreptul la rectificare: Puteți solicita corectarea datelor inexacte sau incomplete.
Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”): Puteți solicita ștergerea datelor în condițiile legii.
Dreptul la restricționarea prelucrării: Puteți cere blocarea temporară a prelucrării datelor dumneavoastră.
Dreptul la portabilitatea datelor: Puteți solicita primirea datelor într-un format structurat, utilizat în mod curent.
Dreptul de opoziție: Vă puteți opune prelucrării bazate pe interesul nostru legitim.
Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi, vă rugăm să ne transmiteți o solicitare scrisă, datată și semnată, la adresa de email: dpo@petcomplete.ro. De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), cu sediul în București și date de contact disponibile la www.dataprotection.ro, sau la instanța de judecată competentă.